Rapporteren: kunst of wetenschap?

Het opstellen van verslagen en rapporten kost veel tijd en energie. Redenen te over om zorgvuldig om te springen met het opstellen van verslagen: overdaad schaadt!

Er zijn maar weinig organisaties denkbaar waar de werking meer geformaliseerd is dan in het leger. Dat leidt tot een uniformiteit die absoluut noodzakelijk is voor de goede werking van de organisatie. Maar naarmate de complexiteit van de omgeving stijgt, vallen starre regels, procedures en gestandaardiseerde werkinstructies moeilijker te rijmen met de groeiende behoefte aan flexibiliteit en probleemoplossend vermogen.

Dezelfde evenwichtsoefening speelt zich af op het vlak van rapportage. Waar rigide verslaggeving al snel verlammend werkt, kan standaardisatie er wel voor zorgen dat de juiste informatie altijd op het juiste niveau beschikbaar is. Een mooi voorbeeld hiervan is de militaire „Command Level Briefing”: zeven slides met gestandaardiseerde informatie. Op het eerste gezicht lijkt de presentatie op een „dashboard” met  KPI’s van omgevingsfactoren. Alleen: waar KPI’s veelal niet meer zijn dan een weinig zeggende visualisatie van datasets die al dan niet aan bepaalde verwachtingen voldoen, worden de KPI’s van de Command Level Briefing zorgvuldig afgewogen ten opzichte van de „Commanders Intent” en hun gevolgen voor de missie.

Dat maakt van het verslag een krachtig instrument. Want eigenlijk is de „Commanders Intent” niets meer of minder dan een nauwkeurige vertaling van een missie en een visie in een concrete set van acties en plannen. Daarmee is de „Command Level Briefing” niet alleen een haarscherpe weergave van punten die de realisatie van die acties en plannen in de weg staan: ze zorgt er mee voor dat de missie en de visie van de organisatie tot in de kleinste uithoeken van de organisatie tot leven kunnen komen.

Met nietszeggende, onvolledige of pertinent onjuiste verslaggeving is niemand gebaat. Netzomin als met een verslaggeving waar niets mee gebeurt of die haar waarde verliest omdat niemand een idee heeft van de „commanders intent”. Anders gezegd: als de kapitein geen heldere bakens uitzet, is de kans klein dat de bemanning kan melden dat het schip de verkeerde kant uit gaat. Een principe waarover in elke organisatie behoorlijk zou moeten worden nagedacht.