Een goed plan

Een plan. We maken er alle dagen wel wat: grote en kleine, op korte of op langere termijn. Plannen is één; er ons aan houden is twee. En dan hebben we’t nog niet gehad over de kwaliteit van al die plannen en nog minder over het al dan niet behaalde resultaat.

Een goed plan moet aan enkele voorwaarden voldoen. Ondertussen weet iedereen al wel dat doelstellingen “smart” behoren te zijn: specifiek, meetbaar, aanvaardbaar, realistisch en tijdgebonden moet. Maar daarmee hebben we geen enkele duidelijkheid over wat dan precies specifiek is en wat niet. Of waar de grenzen van de aanvaardbaarheid of het realisme liggen. “Smart” heeft meer te maken met de manier en de criteria waarop het plan geëvalueerd zal worden – met andere woorden: op de criteria waaraan de parameters waarop het resultaat gemeten zal worden, moeten voldoen. Maar dat zegt nog niets over het plan zelf. Het is niet omdat de doelstellingen van een plan “smart” zijn, dat het plan zelf een goed plan is.

Het succes van militaire operaties is van oudsher verbonden aan de kwaliteit van de gemaakte plannen – ook al is meermaals bewezen dat de impact van het toeval niet kan – en dus ook niet mag – worden onderschat. Dat neemt niet weg dat ik me niet van de indruk kan ontdoen dat militairen toch wel goed hebben nagedacht over de voorwaarden waaraan een goed plan moet voldoen. In een handboek over het plannen van militaire operaties las ik dat het uitgangspunt van elke planning gebaseerd is op onvolledige en imperfecte feitelijke kennis en aannames. Het lijkt me dan ook logisch dat de kans dat de uitgevoerde acties de gebeurtenissen de gewenste kant op zullen sturen, stijgt naarmate de kennis beter is en de aannames accurater zijn.

Een goed plan geeft concrete antwoorden op de volgende vragen:

• Wat wil ik bereiken en waarom?
• Welke condities bepalen op welk moment het einde van het proces?
• Op welke manier moet het doel worden bereikt?
• Wat is het plan van aanpak?
• Wat is er nodig om het plan van aanpak in de praktijk te kunnen brengen?
• Wat kan de realisatie in het gedrang brengen en hoe kan dat risico worden beperkt?

Een eerste bedenking hierbij heeft betrekking op de twee soorten vragen die kunnen worden onderscheiden. De eerste drie gaan over mijn perceptie van de werkelijkheid en over mijn opvattingen met betrekking tot de gewenste verschijningsvorm ervan. Het antwoord wordt gekleurd door mijn kennis en ervaring en door mijn overtuigingen en cognitieve biases. Die trekken de krijtlijnen die het aantal mogelijke antwoorden beperken en die bepalend zijn voor de richting waarin ik denk.

De laatste drie vragen hebben meer te maken met mijn kunde, vaardigheid en inzicht. Het gaat over de stappen die ik moet zetten om de plek te bereiken die ik zie als ik in een bepaalde richting kijk. Het aantal mogelijkheden dat ik kan zien, wordt niet alleen bepaald door de beeldrichting maar evenzeer door de beeldhoek. Een telelens zorgt voor een lange-termijnperspectief met een beperkt aantal oplossingen; een groothoeklens resulteert in een veelvoud aan mogelijkheden op korte termijn. Waar de eerste drie vragen de opdracht definiëren, geven de laatste drie vragen vorm aan de uitvoering ervan.

Een tweede bedenking betreft het denken over risico’s. Het gaat over de risico’s die ervoor zouden kunnen zorgen dat het plan niet wordt gehaald – niet over het beperken van de prijs die voor de realisatie moet worden betaald. Een overwinning mag iets kosten – het beperken van risico’s is een middel en geen doel op zich. De bepaling van de kost van de risico’s is afhankelijk van aannames en overtuigingen. Ik moet weten hoeveel ik er voor over heb om mijn plan te realiseren – en dat liefst in het licht van een lange-termijn perspectief: mijn realisatie wordt immers waardeloos als ze betekent dat ik zonder middelen kom te zitten waardoor ik niet meer verder kan.

Een goed plan impliceert dus niet alleen de formulering van de criteria die bepalend zijn voor de beoordeling van de mate waarin het beoogde resultaat werd behaald – zowel in de tijd als op het vlak van kwaliteit en het rendement van de inzet. Een goed plan impliceert ook een duidelijk engagement. Het beschrijft wat ik (of wij) gaan doen in functie van de dingen waar we zelf impact op hebben en het beschrijft op welke manier we zullen omgaan met de dingen waar we géén impact op hebben. Tot slot houdt het rekening met het feit dat we ons plan misschien zullen moeten bijsturen en dat we na de realisatie misschien een nieuw plan zullen moeten ontwikkelen.